Trucs et astuces pour Entreprises

Suivez la procédure ci-dessous pour activer l’option stockage et partage Office 365 dans vos solutions Sage 100cloud Gestion Commerciale et Sage 100cloud Comptabilité.

Prérequis

• Pour bénéficier de cette option, il vous faut d’abord acquérir l’option Stockage et partage Office 365 proposée pour les applications Comptabilité et Gestion commerciale.
• Dans un second temps, vous devez vous connecter avec un compte Administrateur pour effectuer les opérations ci-dessous.
• Pour finir, l’option de stockage et partage doit être activée pour chaque société. C’est une option de base de données, valable pour l’ensemble des applications que vous possédez.

Activer l’option de Stockage et partage

Fichier > Paramètres société > Echanges de données

1. Démarrez l’application Comptabilité ou Gestion commerciale

2. Dans les Paramètres société, rendez-vous dans : Echanges de données > Stockage et partage Office 365.

3. Vous devez cliquer sur « Activer le stockage ».

Remarque : Vous devez vous connecter avec un compte Microsoft 365 disposant des droits de création d’un groupe et valider le consentement pour votre organisation.

4. Une fois le compte Microsoft 365 authentifié, un groupe Sage – Raison sociale est créé dans OneDrive/SharePoint pour stocker les documents pour les fonctions concernées.

5. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le lien affiché.

Il peut y avoir un léger délai de réponse, le groupe devient accessible uniquement lorsque la phase d’initialisation dans OneDrive / SharePoint est terminée.
Si vous n’avez pas acquis l’option pour cette application :
Le bouton « Activer le stockage » est grisé, non actif.
Il devient « Désactiver le stockage » si vous avez activé l’option dans une autre application utilisant la même base de données. Le stockage Microsoft 365 est alors limité à certaines fonctions pour cette application.

6. Le bouton « Me connecter » permet de s’authentifier sur votre compte Office pour utiliser ce service. Le bouton devient alors « Me déconnecter » et vous permet de vous déconnecter du service pour vous reconnecter sur un autre compte par exemple.
Remarque : Une fois le stockage Microsoft 365 activé, vous ne pouvez plus envoyer de documents vers Sage Document Manager !

Désactiver le stockage Microsoft 365

Fichier > Paramètres société > Echanges de données

1. Démarrez l’application Comptabilité ou Gestion commerciale

2. Dans les Paramètres société, rendez-vous dans Echanges de données > Stockage et partage Office 365.

3. Il vous faut cliquer sur « Désactiver le stockage ».

Après désactivation :
• Il n’est plus possible de consulter ou copier des documents vers Microsoft 365 à partir des fonctions de l’application.
• Les documents ne sont pas rapatriés !
• A vous de les rattacher manuellement si vous souhaitez conserver leur exploitation dans votre application.
• Le groupe Sage – Raison sociale n’est pas supprimé dans OneDrive/SharePoint. Charge à l’administrateur Microsoft 365 de le supprimer si vous n’en avez plus l’utilité.